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成功主持会议应该掌握的语言技巧

持重视的态度。

    6.议题不明型

    有时候,当与会者对议题不明白、不理解而表现出沉默时,主持人应再作陈述、改变阐述的角度,也可以采取打比方、举例的方式,让与会者明白和理解。

    7.羞于开头型

    有时候,与会者不善于第一个发言而出现冷场。这时主持人可用幽默风趣的话语打开与会者的话题,也可让性格外向、胆子较大的同志先开口发言,进而带动大家发言的积极性。对于比较庄重严肃的会议,在需要讨论时,主持人也可适当调节与会者的紧张情绪。如果是对一些不良行为、不正确的言论进行议论,涉及某些人的具体利益,主持人应带头发言,做出明确的表态,为他人发言作好铺垫。

    ●防止会议离题

    在会议活动中,常会出现一些发言者不着边际、没完没了的发言。对于这种情况,主持人出于对发言者的尊重,一般不应当面直说,而应寻找机会做出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话,因势利导,并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题,主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉的中止,并有意识地重新强调会议的议题。

    有些会议,需要与会者事先准备,查阅相关的材料,列出发言的大致纲要来。

    美国一家公司的经理曾采取这样的对策来防止出现偏题发言。这位经理创造了一种他自己称为“打腹稿”的会议主持技巧:在会议提出一个重大问题或主要问题之后,随即他便要求与会者进行沉默思考,会议室处于安静之中,然后到一定时间大家才开始发言。

    ●制止无谓争辩


    在对某个问题进行讨论时,由于与会者的学识、素养、阅历、社会经验不同,看问题的角度也就不同,因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见,据理力争。这是会议深入讨论的表现,是好现象。但在观点已经趋向集中、明确时,主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题,主持人就应伺机加以阻止,或说时间有限,暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接的制止。在遇到较为激烈的争辩时,主持人要随时注意有的争辩者会感情用事,进行影射、讥讽、旧事重提,在这时会议主持者应及时正面加以提醒、规劝,以免矛盾激化,引起争吵、冲突。如果已经发生争吵,主持者应从会议的组织性、纪律性出发,直接加以制止;对恶语伤人者,必要时进行严肃的批评,以平衡与会者的公正心理。

    ●控制会议进程

    会议进程控制是一项重要的管理艺术,它需要依照会议规则进行,同时又要根据不断变化的情况,灵活采用各种措施和方法,有针对性地调整各种关系,解决各种随机性问题。为此,它又需要从事控制活动的人,特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几种方法。

    1.会议召开之前,主持人需认真研读有关文件材料,了解议题和议程,了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

    2.主持人必须严格守时,明确会议开始和结束的时间,准时开会和散会。

    3.主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论,不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见,更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己,不要以与众不同的姿态和语调讲话,忌各种语病。批评要有建设性,应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

    4.在组织讨论时,应规定讨论与不讨论的界限,给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向,并注意其方式,不能因此而挫伤与会者的发言积极性。

    5.应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析,正确集中大家的意见。用简明的语言说明讨论的要点和有关发言人发言的要点。

    6.当时机成熟时,应适时终止讨论或辩论,及时确认结论形成决议,一个议题结束后应立即转换议题,以免延误时间或节外生枝。

    7.多议题会议的议题安排次序应科学合理,一般情况下,需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

    8.会议较长时,应安排暂短的休息并掌



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